FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO DEL TALENTO HUMANO

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.

La administración es una ciencia aplicada a las organizaciones que consiste en planificar, organizar, dirigir y controlar todos y cada uno de los elementos que componen la organización con el fin de obtener rentabilidad en las empresas privadas; y en las instituciones públicas buen servicio.

Se denomina administrar a todo el conjunto de decisiones que se toman para aprovechar los recursos de la empresa y lograr los objetivos deseados.

La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina, correctamente.

CONCEPTO DE PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo es un conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración. Mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Es una secuencia de etapas apegadas a una lógica, que abordan los aspectos que considera la administración para su aplicabilidad.

En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración en acción.

Las diversas funciones del administrador conforman el proceso administrativo.

La planificación, la organización, la dirección y el control consideradas por separado constituyen las funciones administrativas, cuando estas se toman como una totalidad para conseguir objetivos conforman el proceso administrativo.

Etapas del Proceso Administrativo

Cuando se administra cualquier empresa, existen dos etapas: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.

A estas dos etapas se les llama: mecánica y dinámica de la administración.

La Etapa mecánica, es la parte teórica de la administración, en la que se establece lo que debe de hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro y contempla la planeación y organización.

Se refiere a investigar, analizar y determinar cómo debe operar una organización, coordinar las relaciones y formular planes y programas.

La Etapa dinámica, se refiere a cómo se manejarían de hecho (de acuerdo a la realidad) las relaciones en la organización, de manera que produzcan y pongan en acción eficaz y eficientemente los planes, programas y estructuras estudiadas y previstas. Contempla las fases de dirección y control.

Fases del Proceso Administrativo (Funciones Administrativas)

Planificación

Planificar implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas.

La planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de Planes para coordinar las actividades.

Se ocupa tanto de los fines (¿qué hay que hacer?) como de los medios (¿cómo debe hacerse?).

Importancia de la planificación

La planificación define una dirección, se reduce el impacto del cambio, se minimiza el desperdicio y se establecen los criterios utilizados para controlar.

Da dirección a los gerentes y a toda la organización. Cuando los empleados saben a dónde va la organización y en que deben contribuir para alcanzar ese objetivo, pueden coordinar sus actividades, cooperar entre ellos y trabajar en equipos.

Sin la planificación, los departamentos podrían estar trabajando con propósitos encontrados e impedir que la organización se mueva hacía sus objetivos de manera eficiente.

Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos aptos para alcanzarlos.

El primer paso para planificar es seleccionar las metas de la organización. A continuación, se establecen metas para cada una de las subunidades de la organización. Definidas estas, se establecen programas para alcanzar las metas de manera sistemática.

Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la planificación. La planificación produce una imagen de las circunstancias futuras deseables, dados los recursos actualmente disponibles, las experiencias pasadas, etc.

Organización

Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organización.

Es la estructuración de las relaciones que deben de existir entre las funciones y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social.

Responde a las preguntas de:

¿Quién va a realizar la tarea? - Implica diseñar el organigrama de la organización, definiendo responsabilidades y obligaciones

¿Cómo se va a realizar la tarea?

¿Cuándo se va a realizar la tarea?

Los gerentes deben adaptar la estructura de la organización a sus metas y recursos, proceso conocido como diseño organizacional.

La organización produce la estructura de las relaciones de una organización, y estas relaciones estructuradas servirán para realizar los planes futuros.

a) Se refiere "cómo deben ser las funciones, jerarquías y actividades". 

b) Se refiere siempre a funciones, niveles o actividades que "están por estructurarse", más o menos remotamente: ve al futuro, inmediato o remoto. 

c) La organización nos dice en concreto cómo y quién va a hacer cada cosa, en el sentido de qué puesto y no cuál persona.

La organización del trabajo se la puede hacer en términos sencillos respondiendo a estas preguntas:

¿Quién hace qué?

¿Quién decide qué?

¿Quién depende de quién?

¿Quién debe trasladar qué?

Dirección

Es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones.

Se trata por este medio de obtener los resultados que se hayan previsto y planeado. Existen dos estratos para obtener éstos resultados:

a) En el nivel de ejecución (obreros, empleados y aún técnicos), se trata de hacer "ejecutar", "llevar a cabo", aquéllas actividades que habrán de ser productivas.

b) En el nivel administrativo, o sea, el de todo aquél que es jefe, y precisamente en cuanto lo es, se trata de "Dirigir" no de "ejecutar". El jefe en como tal, no ejecuta sino hace que otros ejecuten. Tienen no obstante su "hacer propio". Este consiste precisamente en dirigir.

Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales.  La dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos.

Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización.

Los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo.

Control

Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa.

Todos los gerentes deben participar en la función de control, aun cuando sus unidades estén desempeñándose como se proyectó. Los gerentes no pueden saber en realidad si sus unidades funcionan como es debido hasta haber evaluado qué actividades se han realizado y haber comparado el desempeño real con la norma deseada. Un sistema de control efectivo asegura que las actividades se terminen de manera que conduzcan a la consecución de las metas de la organización.

El criterio que determina la efectividad de un sistema de control es qué tan bien facilita el logro de las metas. Mientras más ayude a los gerentes a alcanzar las metas de su organización, mejor será el sistema de control.

El gerente debe estar seguro que los actos de los miembros de la organización la conduzcan hacia las metas establecidas. Esta es la función de control y consta de tres elementos primordiales:

1.      Establecer las normas de desempeño.

2.      Medir los resultados presentes del desempeño y compararlos con las normas de desempeño.

3.      Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas.

El control es importante, porque es el enlace final en la cadena funcional de las actividades de administración. Es la única forma como los gerentes saben si las metas organizacionales se están cumpliendo o no y por qué sí o por qué no.

Este proceso permite que la organización vaya en la vía correcta sin permitir que se desvíe de sus metas.

Las normas y pautas se utilizan como un medio de controlar las acciones de los empleados, pero el establecimiento de normas también es parte inherente del proceso. Y las medidas correctivas suponen un ajuste en los planes.

En la práctica, el proceso administrativo no incluye los elementos aislados mencionados, sino un grupo de funciones interrelacionadas.

MSc.Isabel Marcos M.

Docente de Contabilidad